Weerstand  Ik begin mijn blog met weerstand. Ook vandaag heb ik wederom een training gegeven. Dit keer voor mijn eigen team. Omdat mijn team dit jaar ook een opleiding Lean Six Sigma Green Belt krijgt, wilde ik mij focussen op de root-cause analyse, zoals genoemd in mijn blog Focus, en werken vanuit het perspectief van de klant. Ik heb het afgelopen jaar veelvuldig geoefend met de waarom vraag. Elke keer minimaal 3 tot 5 keer vragen waarom wil je dit.

Lastig Een collega vraagt me: ‘Vinden mensen dat niet lastig? Ja dat is lastig zeg ik. Lastig voor mij, maar ook voor de ander. Het zet je aan tot denken. En dat denken geeft mensen soms een onprettig gevoel. Wat komt hij hier doen, of mensen die je überhaupt niet de ruimte geven om je deze vraag te laten stellen. Die laatste probeer ik te beïnvloeden maar als blijkt dat mij dat te veel energie kost dan laat ik het op dat moment voor wat het is. Mensen die er voor open staan probeer ik te helpen na te denken over waarom iets een probleem voor ze is.

Dan ineens komt de weerstand. Waar bemoeit hij zich mee, ik weet precies wat ik nodig heb. En door toch door te vragen zet je je gesprekspartner ineens in een andere modus. Een modus waarin men vaak inzicht krijgt. Wat ik schrijf is geen wet of voorspelling maar wat ik zie is dat mensen tot inzicht komen dat ze het probleem niet helder hebben. Dat men ineens het besef heeft dat hier wel eens de oorzaak van hun probleem kan liggen waarom iets niet lukt. Het kan dan gaan om een project of een verbetering. Het is altijd belangrijk om open vragen te stellen. Je kan hier de Kipling vragen voor gebruiken:

  1. Wat is het probleem?
  2. Waarom is het een probleem?
  3. Voor Wie is het een probleem?
  4. Wanneer is het een probleem?
  5. Waar is het een probleem?
  6. Hoe groot is het probleem?

Je blijft een ander ruimte geven en het zet echt aan tot denken. Lees er meer over in het boek van Philip Holt – Leidinggeven aan leen transformaties. 

Verschil Wat mij met name opvalt is dat iedereen op zijn eigen moment in een weerstand curve zit. De ene begint net lekker vol in de weerstand, de ander hangt ergens diep in de put en schopt tegen alles wat die maar kan vinden. En weer iemand moet je bijna tegenhouden want die begint ineens ongecoördineerd rond te rennen. En bij alle 3 heb je voor- en nadelen. Mensen die kritisch zijn heb je altijd nodig, ze houden je scherp. Het zorgt ervoor dat jij ook even met je beide benen op de grond blijft staan. Mensen die diep in het dal rond wandelen moet je helpen. Hen het inzicht geven dat het geen bedreiging is maar een kans. Lean is geen bezuiniging! En mensen die als een kip zonder kop rondrennen moet je even terug in het kippenhok zetten. Complimenteren en gebruiken om de beweging vast te houden. Je moet zorgen dat ze alle 3 blijven vasthouden aan je focus.

Licht Weerstand is goed. Een dynamo zonder weerstand levert geen licht. Het komt niet in beweging. En juist door die weerstand komt er beweging in je verbetering. Het zorgt dat er een ander licht op je onderwerp schijnt. En van alle kanten kan je dan kijken naar je beweging naar verbetering. Want dat is uiteindelijk waar je naar toe wilt. Een verbetering. Want als je elke dag doet wat je altijd hebt gedaan, zul je altijd krijgen wat je altijd hebt gehad.

Onderstroom Het is weer een nieuwe week en een nieuw moment om wat te schrijven. Vandaag heb ik het heb over de ‘Onderstroom’. Onderstroom is dat wat je niet ziet, er is en je kan maken of breken. Het zijn voor mij de gesprekken op de gang waar je niet bij bent. De mensen die over je praten maar niks tegen je zeggen. Het is de mimiek van je gesprekspartner die je mist omdat je vol enthousiasme over je idee praat. Het zijn de signalen waar je naar moet zoeken of alleen maar ziet en verder niks waarneemt. Misschien ken je het, je praat met iemand. Alle woorden die je hoort sluiten naadloos aan op wat je denkt en zegt.

Het lijkt wel alsof jullie dezelfde gedachten hebben. De ene instemming na de andere, de ene knik na de andere. Je gaat uit elkaar en hebt afgesproken er samen aan te werken. Op naar een mooi resultaat. De afspraken zijn SMART (specifiek, meetbaar, actueel, realistisch en tijdsgebonden) en je gaat met een goed gevoel verder met je werk. Dit moet goedkomen. Je gesprekspartner zei zelfs nog: “komt goed!” en waarom zou je ook twijfelen. Het was zo’n leuk gesprek! Alle vezels in je lijf zeiden dat het goed zou komen. De deadline nadert en je hebt nog niet gekregen wat je had afgesproken. Ach .. ik geef hem nog even het voordeel van de twijfel want uiteindelijk zijn we allemaal druk. Je gaat naar huis, je maalt in de auto nog eens over je gesprek en laat het weer even voor wat het is. De volgende dag, de deadline is verstreken. Gek .. misschien is hij ziek of heb ik iets gemist. Je controleert je mailbox nog een keer, telefoon ook geen SMS of voicemail. Je begint aan jezelf te twijfelen. Lees jij je mail dan nog wel eens na of je wel duidelijk was. Ja, glashelder was die mail. Zelfs die afspraak in je Outlook is geaccepteerd.

Dan maar even langslopen. Je gaat al met een zwaar gevoel heen. Hoe ga je het zeggen. Kies je voor direct, dan ben je wel duidelijk. Kies je voor koetjes-en-kalfjes dan kan je misschien wat slap overkomen. De druk zit er op, je bent wat gespannen. Je ziet elkaar, knikt om een kop koffie te pakken. Loopt heen en begint over het weer. Prachtig (het regent buiten) en dan moet je toch vragen of hetgeen je om gevraagd hebt nog komt. En dan hoor je: “o dat, nee nog niet aan toe gekomen” .. en dan gebeurt er niks .. helemaal niks in je hoofd. Je bent helemaal beduusd .. was ik dan zo onduidelijk? Hadden we niet dezelfde beelden? Waar is het misgegaan.

En zo heb ik ervaren dat in het maken van afspraken om bepaalde verbeteringen door te voeren ik er soms zo ontzettend naast kon zitten dat ik enkele weken later vroeg om de resultaten en men NIKS had gedaan. En op zich kan dat, we zijn allemaal mensen en hebben het ‘druk’. Maar niks zeggen, niet afmelden, niks laten horen .. dat is wel het minste wat je kan doen. Ik steek tijd in jou, dan is het minste wat je kan doen even laten weten dat je druk bent. Maar dat heeft ook een grens, druk zijn.

Je hebt het gemist, gewoon totaal niet gezien. Vanuit het Catamaran-effect zou je het kunnen vergelijken met het zinken van de Titanic. Alles zag er goed uit, de wind in de rug, er kon gewoon niks verkeerd gaan. Maar je had die onderstroom, die stroom die je niet zag en je verder van je doel deed afdrijven dan ooit gedacht. Voor de Titanic was dat funest. En voor je project of reis kan dat ook het geval zijn. Ik heb geleerd om zo veel beter op te letten op de signalen die er zijn. De signalen die je ziet, maar ook die je niet ziet. Want soms is niet alles wat het lijkt. 

Flow We hebben de weerstand gehad, de onderstroom kwam daarna. Nu zijn we bij Flow aangekomen. Flow is een toestand van een team, project of een individu dat ervoor zorgt dat alles in lijn is. Je hebt de zon op je bol, de wind in de rug. De juiste koers is uitgezet. En met name dat uitzetten van die koers is van onschatbare waarde. Te vaak zie ik nog een koers die is uitgezet en niemand begrijpt waar we heen gaan. Waarom doen we soms toch zo ontzettend moeilijk en zeggen we niet gewoon wat we denken of hoe het is. Politiek noemen we dat soms, geef het een naam. We gaan naar Groningen of we gaan naar het noorden. Waar kom ik dan uit, wat vind ik daar, waarom wil je me daar hebben. Moet ik daar alleen heen of gaan we samen. En als ik daar dan ben, is dat het dan of moet ik nog verder reizen? Dan kan ik me er in elk geval op instellen. Je kan het SMART noemen zoals ik eerder noemde. Maar zeg gewoon zoals het is.

Waste of verspilling zit vaak in communicatie. Dit voorkomt in elk geval dat je in flow raakt. Je gaat heen met een opdracht, dacht dat je het wist. Je had samen wat afgesproken, ging weer uit elkaar. De koers was uitgezet. En gaandeweg ben je compleet de weg kwijt. Je begint aan jezelf te twijfelen, leest die mail nog eens na, het sms’je wat je kreeg. En uiteindelijk heb je weer 10 andere dingen aan je hoofd en doe je druk. In het NRC staat er een mooi artikel over. Kortom; niks gedaan. En die ander dacht dat jullie lekker bezig waren, je kwam bijna in flow! En vlak voordat de Catamaran boven het water uit gaat komen, komt er weer een windvlaag van links en beland je weer op het water. Weerstand erop, boot langzaam, team weer met de hakken in het zand en we zijn weer terug bij af.

Zo zijn er zoveel voorbeelden die ik dagelijks tegenkom waarvan ik me begin af te vragen of we nog wel eens in de spiegel kijken. Waarom zijn we telkens bezig om ervoor te zorgen dat die boot niet het water uit komt. Dat doen we als individu, team of project. We hebben toch het gezamenlijke doel? Ik refereer vaak in mijn trainingen naar het filmpje van Toyota ‘Meals per hour‘. Dit filmpje is zo simpel en hoe vaker je hem bekijkt hoe meer je hem op de werkvloer tegenkomt. “Small changes can have a very big impact”, “Don’t take it as one big item, but piece by piece“, “If there is a system, work takes care of itself.”. En zo zie ik ze dagelijks. We werken allemaal met de beste intentie, werken hard, hebben het druk, willen het gevoel van voldoening, toegevoegde waarde, een plek hebben in je omgeving. Maar wat is dat dan, dat we toch telkens weer als een flow-stopper werken. Ook dan refereer ik weer naar iets wat ik in trainingen gebruik. Complex denken is de norm. Want als ik het maar moeilijk genoeg maak, dan zal het vast belangrijk zijn.

Het is zo zonde als je werkelijk ziet hoe simpel verbeteringen kunnen zijn en hoe doodsimpel het is om zaken door te voeren en echt blijvend te verbeteren. Daarom is het zo ontzettend belangrijk om een Gemba-Walk te blijven doen in je eigen werkomgeving. Of nodig gewoon mensen bij je uit, ga samen achter je werkplek zitten of loop door je productiehal. Wat zien anderen, wat nemen ze waar, wat horen ze wat jij niet hoort en meer ziet. En hou je dan die spiegel eens voor: “hoe doe ik het als persoon, wat kan ik beter doen”. Niet wijzen want dat leidt nergens toe. We werken met passie, focus en discipline hoor ik vaak in mijn omgeving. Mooi .. die passie zorgt ervoor dat we willen, de focus moeten we creëren of krijgen en die discipline moet je zelf inbrengen. Want het is vaker willen dan kunnen. Als je wil dan kan je alles.

Ik begin af te dwalen, maar de laatste week heb ik weer zoveel mooie dingen gezien om me heen dat ik vol zit met inspiratie en aanknopingspunten om naar beter te gaan dat het soms wat ongecoördineerd overkomt. Vergeef het me maar, ben ook maar een mens. En mensen zijn we allemaal. In flow willen we allemaal, niemand wil dubbel werk doen of de rotklusjes van een ander oplossen. Lekker werken, of thuis alles lekker op de rit hebben. Het kost je het minst energie als je in flow raakt. De boot boven het water uitstijgt, de wind door je haren, topsnelheid, de juiste koers, de juiste mensen om je heen, mensen op wie je kan bouwen en samen die reis maken. Want de reis is vaak belangrijker dan je doel. Er zullen altijd nieuwe doelen komen, je zal altijd nieuwe reizen blijven maken. Maak het voor jezelf en de ander gemakkelijk.

Dit was deel 3 van het Catamaran Effect. Nog veel meer te vertellen maar dat komt vast weer terug in een ander blog.