Daar zijn waar het werk is. Dit is een van de filosofieën van Lean. Je mag niet oordelen, over dat wat je niet kent. Bij Toyota verwachten ze dat je minimaal 3 keer per dag als manager je handen gaat wassen. Je hebt dan midden in het proces gestaan en hebt ervaren hoe het is om onderdeel van de waardestroom te zijn.

Het is belangrijk om te horen en te zien wat er op de werkplek gebeurd. Voor veel mensen is het moeilijk om dan ook daadwerkelijk alleen te horen en te zien. Mensen bemoeien zich graag met dat wat ze zien en horen. Alleen vragen stellen werkt beter. “Waarnemen zonder oordeel is de hoogte vorm van intelligentie” | Jiddu Krishnamurti. Hoe ben je in staat om alleen te horen en te zien? Als je alleen waarneemt zonder oordeel en hier aantekeningen van maakt is achteraf de reflectie stukken makkelijker en zal de persoon of personen ontvankelijker zijn voor je waarneming. Het heeft immers geen oordeel en je zegt niet of dat wat je gezien hebt goed of slecht is. Het is slechts een constatering.

Een Gemba Walk bereid je voor. Je zorgt dat je weet waar de Gemba is en zorgt dat je op tijd bent uit respect voor je gesprekspartner. Een Gemba Walk kan je niet vaak genoeg doen en het enige wat je nodig hebt is een pen, papier en eventueel een camera. Zorg wel dat je vooraf vraagt of je foto’s mag maken. Met de huidige wetgeving op privacy is het niet van zelfsprekend dat je foto’s mag maken.

Wat ik vaak doe als ik de ruimte betreed is precies daar waar de deur dicht gaat stil staan. Neem alles in je op, ook wat je ruikt. Soms lijkt het wel een eeuwigheid dat je daar staat, geloof me dat zit tussen je oren.

Probeer een beeld te vormen van wat voor werk je ziet, hoeveel mensen er zijn en proef bijvoorbeeld de sfeer. Stop nu met denken, want je bent vast al bezig met te bedenken hoe dingen slimmer kunnen. Waarnemen zonder oordeel is de hoogste vorm van intelligentie! Laat je mening los!

Als je vragen stelt, stel dan open vragen. Dit zorgt ervoor dat je iedereen in zijn waarde laat.

Als je om je heen kijkt, zie je dan ook onderdelen van Visual Management zoals bijvoorbeeld een Kanban bord of een Verbeterbord. Als je een omgeving hebt dat met gevaarlijke stoffen werkt, kan je dat dan ook zien? Weet je of je bijvoorbeeld een veiligheidsbril op moet of een beschermende jas aan moet trekken. Ben je gewezen op de vluchtroutes. Ik werk vaak op een Laboratorium en ik weet precies waar ik een jas en bril moet dragen.

Schrijf feitelijk op wat je ziet en hoort zoals bijvoorbeeld: “Ik zie 5 mensen en hoor de radio.”. Veelal schrijf je dingen op die de mensen op de werkvloer niet eens meer waarnemen. Ken je dat, als je thuis werkt en de radio op de achtergrond aan hebt staan. Na enige tijd hoor je de radio niet meer, die vervaagt weg in je waarneming. Dan komt er ineens iemand binnen en vraagt of de radio zachter mag. Radio? Je was die radio al weer vergeten. Zo kan een ander je helpen weer die dingen te zien of te horen die je niet meer waarnam.

Ben je onderdeel van een dagstart, ook een vorm van Gemba, zorg dan dat je toeschouwer bent. Ook als je manager van dezelfde afdeling bent. Neem geen beslissingen, stel vragen o.b.v. van wat je ziet en hoort (zonder oordeel) en reflecteer achteraf met de voorzitter hoe het ging en wat je gezien hebt. Jouw bevindingen kunnen de volgende dag meegenomen worden als verbetervoorstel. Verstoor het proces niet, dan krijg je de meest pure vorm van de dagstart te zien zoals hij altijd is.

Noteer ook de verbeterpunten voor jezelf, wat deed je goed en wat kan er beter. Noteer die eventueel op je eigen ‘verbeterbord’ in je hoofd.

Succes!